Power Automate: transferir datos de Microsoft Forms a un SQL Server Local

Power Automate: transferir datos de Microsoft Forms a un SQL Server Local

En este nuevo post sobre Microsoft 365 y su ingente mundo de aplicaciones. Hoy he querido enlazar dos de sus aplicaciones, en concreto Forms y SQL Server OnPremise mediante el uso de Power Automate (antes Forms).

¿Qué vamos a ver? Vamos a guardar información que recogeremos mediante Forms en SQL Server Local, remarco, LOCAL.

Creación de una Base de Datos en SQL Server Local.

El primer paso es preparar la base de datos, empezando por crear una nueva bbdd.

Crear BD en SQL Server

Creación de tabla

A continuación, creamos una tabla en la que guardaremos la información:

Crear Tabla en SQL Server. Veamos cómo Power Automate introduzca datos de Forms en SQL

Preparación del formulario en Microsoft Forms

Preparamos el formulario.

Formulario Alta empleado Microsoft Forms.

Creación de flujo en Power Automate

Es momento de crear el flujo en Power Automate utilizando un desencadenador de forms.

Crear flujo en Flow.

Una vez seleccionado el formulario, añadimos una acción SQL Server.

Añadir una acción de SQL Server. Power Automate Forms SQL

Fíjate en que hemos seleccionado conexión local. Si no tienes ninguna disponible, instala el conector.

On Premises data gateway instalación.

Pulsa siguiente:

On premise data gateway

Nos conectamos:

Inicio sesión en Microsoft 365

Iniciamos sesión:

Inicio sesión en On-premises data gateway

Configuramos…

On- premises data gateway

Ahora ya estamos preparados para poder terminar de configurar el flujo. Para utilizar el enlace local, tenemos que tener licencia. Aquí podéis consultar planes disponibles y características de cada uno de ellos.

Conectando Forms y SQL Server.

Así terminamos de configurar el flujo.

Conectando Forms con SQL Server

Utilizamos la salida de la acción “obtener detalles de la respuesta”, para guardar el campo Nombre del formulario en el campo Nombre de la tabla de la base de datos.

Verificación: Power Automate ha introducido en SQL los datos de Forms.

Hacemos una prueba, rellenamos el formulario y guardamos, desde Power Automate vemos la ejecución.

Prueba en Forms
Depurando en SQL Server

Flow nos permite ver la salida que nos genera y poder depurar los resultados, aquí podemos ver la información rellenada en el formulario.

Flow nos permite ver la salida que nos genera y depurar los datos.

Finalmente comprobamos que en SQL Server tenemos la información correcta.

Conclusión: Power Automate, Forms y SQL Server trabajan bien juntos

Como podéis comprobar Microsoft 365 tiene multitud de usos. Power Automate permite que Forms introduzca datos en nuestro SQL Server local, pero también podemos hacer casi cualquier cosa de manera más sencilla y sin desarrollo de código.

Y vosotros, ¿para qué usáis Microsoft 365 y Flow?

¡Saludos!

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