Microsoft Forms y su nuevo campo carga de documentos

¡Bienvenidos una vez más al blog de NCORA! Soy Vicent Solanes, Head of Cloud & Modern Workplace en NCORA, y hoy os traigo este post recién sacado del horno sobre Microsoft Forms y su nuevo campo carga de documentos

Microsoft Forms es un miembro más de la familia Microsoft 365. Como ya sabéis, MICROSOFT actualiza de manera continua las aplicaciones que forman parte de Microsoft 365 y esta vez vamos a hablar sobre una de las últimas funcionalidades añadidas a MICROSOFT FORMS.

MICROSOFT ha incorporado el campo de carga de documentos, que estaba siendo muy demandado por los clientes.

Antes de mostraros cómo se configura y usa este campo, me gustaría añadir que aún no he recibido notificación alguna en el centro de mensajes.

Microsoft Forms y su nuevo campo carga de documentos

Pero buscando en el roadmap (link) aparece que se está desplegando ahora mismo durante este mes de diciembre.

Microsoft Forms y su nuevo campo carga de documentos
Microsoft Forms y su nuevo campo carga de documentos

Cómo utilizar carga de documentos en Forms.

Lo primero que nos puede ocurrir es que nos indique que NO podemos utilizarlo. Esto ocurre porque solo se puede utilizar en formularios que NO estén compartidos al exterior. Tiene sentido ya que, si no, podríamos sufrir algún ataque y llenar nuestro almacenamiento.

No está disponible cuando el formulario se comparte externamente.

Cambiamos las opciones de compartición:

Quién puede rellenar este formulario.

(He marcado registrar nombre del usuario, después veremos lo que ocurre 🙂 )

Volvemos a añadir el campo:

Añadir el campo

Ahora ya nos deja crear el campo, pulsamos y nos aparece este aviso sobre el almacenamiento (OneDrive).

Aquí hay que tener en cuenta si hemos creado un formulario en nuestro espacio, o si creamos un formulario de grupo. Si es el primer caso, se subirán los documentos a nuestro OneDrive y, si es un formulario de grupo, se subirá a una carpeta dentro de su SharePoint.

Crear carpeta en OneDrive
Microsoft Forms y su nuevo campo carga de documentos

Una vez añadido el campo al formulario, procedemos a configurarlo:

Configuración

Podemos indicar el número de archivos que podemos subir, desde 1 hasta 10:

Número de archivos.

También podemos configurar el tamaño del archivo a subir:

Tamaño de archivo.

Si pinchamos sobre tipo de archivo, podemos seleccionar qué tipo o tipos permitimos subir:

Tipo de archivo

Probar el nuevo campo en Forms

Ahora vamos a probar este nuevo campo 🙂

He creado un formulario solo con este campo, pero he indicado que solo puedo subir 3 archivos, de tipo PDF y tamaño máximo de 100MB.

Carga de documentos

Al pulsar sobre “Cargar archivo”, se nos abre un explorador y, si nos fijamos, solo nos permite seleccionar los documentos con extensión .pdf

cargar archivo con extensión pdf.

Una vez lo subimos y pulsamos, se nos cargará el documento.

documentación

Hasta aquí la parte usuario, una interfaz de lo más sencilla de usar.

Ahora, si tenemos privilegios para ver las respuestas del formulario y pulsamos sobre respuestas podremos ver lo siguiente:

Respuestas

Fijándonos, vemos que el documento se ha renombrado con el nombre del usuario, ¡esto es perfecto!

Podemos identificar rápidamente qué usuario ha cargado el documento. Si pulsamos sobre “Ver en la carpeta”, nos trasladará a la ubicación OneDrive.

Microsoft Forms y su nuevo campo carga de documentos

Como podemos observar, aquí vemos el usuario que ha cargado el documento mediante el formulario.

Esto parece genial, pero… ¿y si no hemos marcado que registre el nombre del usuario?

Microsoft Forms y su nuevo campo carga de documentos

Nos añade Anonymous.

Todo un detalle esta etiqueta, así sabemos que realmente NO se está guardando ningún nombre ni nada, ¡genial! Con esta última apreciación damos por terminada la explicación de uso.

Conclusión sobre Microsoft Forms y Microsoft 365

Me gustaría comentaros que me ha gustado mucho este campo, es funcional y cubre bastantes requerimientos solicitados durante tiempo.

También me gustaría comentaros que cuando he terminado de revisar y probar este campo, me ha surgido una duda, ¿y si queremos guardar estos documentos en otra ubicación? Por ejemplo SharePoint. Esto con Power Automate parece sencillo pero ya os adelanto que mi primera prueba NO ha sido satisfactoria, tendremos que profundizar más o esperar las novedades de Microsoft, que siempre son muchas.

Espero que os sea útil este post.

¡Hasta la próxima!

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4 respuestas

  1. Para adjuntar archivos en una encuesta de Office Forms, nos podrias ilustrar a que se refiere cuando habilitamos la opción «Solo las personas de mi organización pueden responder»?…. Tengo entendido que en ese caso la persona se debe loguear con su email de Outlook o cuenta de Office 365: PERO….
    mi organización a que se refiere exactamente?… son personas que estan en un entorno muy cercano? (en la bandeja de contactos?) … o pueden ser personas que depronto yo no conozco pero que al loguearse podrian responder y adjuntar?… o a que se refiere «mi orgnización»?

  2. He creado un flujo para que cada respuesta en Forms genere un item en una lista de SharePoint, pero no se qué tipo de columna crear en la lista de SharePoint para que muestre los archivos adjuntos a la respuesta de Forms ¿Hay alguna forma para ello?
    Espero haberme explicado.

  3. «guardar estos documentos en otra ubicación? Por ejemplo SharePoint. Esto con Power Automate parece sencillo pero ya os adelanto que mi primera prueba NO ha sido satisfactoria»
    A mi tampoco me ha resultado. ¿Has tenido algún avance en esto?

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