Cómo mover documentos en SharePoint

Buenos días a todos los lectores del blog de Ncora.
En este nuevo post sobre SharePoint, vamos a ver algunas de las opciones que nos pueden ser útiles para mover nuestra documentación almacenada en nuestro repositorio SharePoint sin utilizar la interfaz web.


Desde Windows:

– Vista explorador:

Esta opción es la más común. Simplemente tenemos que ir a nuestra biblioteca de documentos y pulsar sobre la opción «Abrir en vista explorador». Solamente nos permite utilizar esta opción el navegador Internet Explorer.
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Nota: Si al hacer clic sobre el botón «Vista Explorador» nos da error, debemos revisar que no tengamos activada la opción de detectar automáticamente las conexiones en el apartado LAN. Además, debemos tener las opciones de seguridad en zona intranet. 
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Si todo funciona bien, se nos abrirá una nueva ventana en el Explorer en el cual veremos el contenido de la biblioteca.
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Ahora ya podremos descargar o subir los documentos locales al site de SharePoint. De igual modo, podemos abrir varias bibliotecas SharePoint y arrastrar el contenido de una a otra.


– SPFilezilla:

Esta herramienta gratis se encuentra disponible para su descarga en Codeplex. El sitio web para su descarga es: 
https://spfilezilla.codeplex.com
Esta herramienta es una adaptación de la aplicación Filezilla, preparada para la gestión de los ficheros entre sitios FTP y locales.
1. El primer paso, una vez descargado y descomprimido el fichero, es ejecutar el fichero .exe. 
2. En el ejecutable que se nos muestra, veremos que nos pide URL, Usuario, Dominio. Si se trata de SharePoint online, como es nuestro caso, dejaremos desactivada esta opción por tratarse de un SharePoint On-premise. 
3. A continuación, se nos mostrará el contenido de nuestro site SharePoint:
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4. En este caso, a nosotros nos interesa la biblioteca Documents. Vamos a subir en ésta una nueva carpeta que se titula «Instalación sms 2014»: la seleccionamos y pulsamos en el botón >>
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Nota importante: si marcamos la opción OVR, sobreescribiremos los documentos del site SharePoint.
Veremos que en la parte inferior nos aparece el progreso de subida de los documentos:
[embeber alt=»spfilezilla_progress» embedtype=»image» format=»left» id=»2849″]

5. Y ahora podemos comprobar desde la interfaz del usuario que se han subido correctamente los ficheros y la carpeta a la biblioteca Documents:
[embeber alt=»spfilezilla_docupload» embedtype=»image» format=»left» id=»2850″]
Ventaja importante: al subir los documentos desde esta utilidad, se guardan tanto la fecha de creación como la de modificación.


Desde ordenadores MAC:


Desde nuestro ordenado Mac, si tenemos instalado Office 2011, podemos utilizar las conexiones de datos a otras ubicaciones. 
Solamente tenemos que seguir los siguiente pasos:
1. Iniciar la aplicación.
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2. Seleccionamos «Agregar nueva conexión» y elegimos «Conectar con un sitio de SharePoint».

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3. Nos pedirá la URL y, a continuación, indicaremos el usuario y su contraseña.
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4. Aceptamos y ya podemos ver el contenido del site:
[embeber alt=»mac4″ embedtype=»image» format=»left» id=»2854″]
5. Y finalmente, podemos entrar en la biblioteca deseada; en nuestro caso la biblioteca Documents usada en el ejemplo anterior.
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6. Al seleccionar una biblioteca, carpeta o elemento veremos que en la parte superior se nos activan una serie de botones entre los que destacan «Nuevo archivo», «Desproteger» y «Cargar».
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Una desventaja: no nos permite mover documentos entre las bibliotecas. Es más para uso e intercambio de documentos local – SharePoint.

Administradores:


En este apartado voy a enumerar algunas de las opciones que un administrador SharePoint puede usar para mover grandes cantidades de documentos.

– Contenido y estructura: 

Desde opciones de configuración. Como ventaja, nos mantiene todos los metadatos de los documentos, pero no nos sirve para mover la documentación entre colecciones de sitio.
La URL seria https://portalsharepoint/_layouts/sitemanager.aspx
Para poder utilizar esta característica, debemos tener activada la publicación SharePoint.

– Powershell:

Mediante el uso de comandos PowerShell, podemos descargar documentos localmente o bien moverlos entre bibliotecas/sites/sites collections. Utilizando las opciones de programación, podemos guardar todas las propiedades del documento utilizando la propiedad SPFile.Properties.
Esta opción es más complicada de usar ya que requiere conocimientos de programación. En un futuro post os mostraré cómo mover documentos de manera automática utilizando una tarea programada en el servidor y según una propiedad del documento; por ejemplo, desde una fecha o un valor de un campo mover el documento a una nueva ubicación.

– Herramientas de terceros:

Nos podemos encontrar con distintas herramientas de terceros que nos ayudan a realizar el traspaso de documentación manteniendo permisos, propiedades del documento, etc. Algunas de estas herramientas son: Metavis Architect, SharePoint Migration de Cloudiway, etc. 
En el siguiente enlace podréis encontrar un listado más extendido.
Espero que os haya gustado este post y nos vemos en el próximo!

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