6 preguntas que debemos hacernos para evolucionar a Office 365

El correo electrónico se ha convertido en una de las piezasangulares de cualquier empresa, no solo por la importancia de lascomunicaciones con cliente y proveedores, sino, por el hecho de ser unaherramienta donde los usuarios trabajan de manera intensiva, a todas horas ydesde cualquier lugar, aprovechando funcionalidades de compartición interna eintegración con herramientas de la empresa, obligando a tener un servicio 100%disponible todos los días del año.

Uno de los servidores más extendidos para mantener el correointerno es Exchange Server, el cual, ya tiene su versión Exchange Server 2016. Desde su versión Exchange Server 5.5  ha evolucionado y cambiado de una maneraincreíble. Esta evolución ha hecho a la empresa y sus usuarios más dependientesde este servicio, pero la gran evolución de funcionalidades ha ido aumentandocon la complejidad de implantación para tener una alta disponibilidad.

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A día de hoy, son muchas las empresas que tiene un sistema de4 servidores para Exchange Server, 2 frontales para el acceso y 2 dealmacenamiento de buzones con DAG, para mantener alta disponibilidad de estosdatos, por lo que no es una instalación sencilla de implementar ni de mantener.Esta dificultad muy pocas veces va acompañada de la formación necesaria de lostécnicos que la administran y eso nos pone en serios aprietos cuando se nosviene un problema encima.

En este post quiero plantearos unas preguntas para que, demanera ordenada, se valore el paso a la nube de Microsoft Office365.

¿Cuánto de importante es el correo en mi empresa?

Hemos comentado que es una pieza clave en la mayoría deempresas pero, quizás, no se le da el valor real hasta que tenemos un problema,tenemos que ser capaces de valorar el impacto de este servicio dentro de lasnecesidades de nuestra empresa.

¿Qué nivel de control técnico tengo sobre mi plataformaExchange Server?

Algo obvio es saber cómo funcionan los servicios que ofrecesa los usuarios, para poder implementarlos y administrarlos. Esto no es distintocon Exchange Server, aun que tener un equipo amplio (mínimo dos personas “poreso de tener backup del que sabe”) es costoso, imagínate que este mismo equipoes el que lleva 30 servicios más y, evidentemente, también han de pilotarlos al100% para dar el mejor servicio. Nos encontramos que un grupo de personastienen que ser verdaderos gurús de todas las tecnologías que usamos. La mejorbaza es contratar un servicio externo especializado, aunque conlleve a un aumento de costes.

¿Qué seguridad puedo garantizar a mis usuarios?

Normalmente las plataformas están protegidas por un firewallde nueva generación que tiene decenas de funcionalidades para protegernos, pero se requiere de tiempo infinito para parametrizarlo constantemente a la mismavelocidad que los atacantes intentan colarse en tus sistemas y eso lleva aconsumir recursos de personal o simplemente descuidar el aspecto de seguridad.

¿Qué nuevas funcionalidades puedo ofrecer a mis usuarios?

Los tiempos cambian y las necesidades también, por eso cadaaño salen nuevas funcionalidades que permiten mejorar tu plataformaintegrándola con nuevas herramientas. Un ejemplo muy claro es el de LyncServer, ahora llamado Skype for Business, para que los usuarios puedan realizarchats, llamadas, videollamadas, etc… de manera corporativa con el mismo usuariode correo electrónico. Estas nuevas funcionalidades añaden costos ycomplejidad a la infraestructura, lo cual requiere mayor inversión paraentregar un servicio que muchos, ahora, consideran básico.

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¿Cuánto me cuesta mantener Exchange Server en local?

Sumando todo lo mencionado de seguridad, formación y costesde Exchange Server, incluyendo las CALs de usuario, también tendremos que añadirlos costes de espacio en disco y procesamiento. No olvidéis el sistema debackup, que ha de guardar varias copias de todo nuestro sistema por si tenemosque recuperarlo en algún momento. Todo esto y alguna cosa más como el sistemade Skype for Business, hacen del correo una plataforma muy costosa deimplementar y mantener.

¿Cuál es el siguiente paso?

Si hemos podido responder a todas las preguntas de manerasincera, veremos que mantener un sistema de correo no es tarea fácil nieconómica, por lo que empieza a tener sentido la nube como alternativa a todolo que hemos comentado.

La mejor alternativa que venimos implantando en clientes, esla de Microsoft con Office 365, que nos ofrece toda la potencia de ExchangeServer combinado con Skype, OneDrive, Archivado de correos antiguos ilimitado yel paquete Online de Office (Word, Excel y PowerPoint). Este servicio ofrecidode manera íntegra por Microsoft, resuelve gran parte de los problemas que hemosnombrado anteriormente, simplificando la implantación y la formación denuestros técnicos, además de evitar tener el servicio corriendo en nuestro CPDcon el consumo de espacio y cómputo que eso requiere.

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Esta solución en la nube nos evitar estar pendiente deactualizaciones de seguridad, los conocidos Rollups, e incluso de la tediosamigración entre versiones de Exchange Server, pues todo esto queda a cargo deMicrosoft, ofreciendo al cliente las últimas funcionalidades sin tener queinvertir en nuevos despliegues.

Conclusión propia:

Quedan muchas cosas en el aire para decidir si pasar aOffice 365 o quedarse con Exchange Server en local, pero a mi parecer y latendencia de las empresas en el último año así lo indica, pasar tu plataforma de correo a la nubede Microsoft es un acierto en la mayoría de aspectos, consiguiendo simplicidad,alta disponibilidad y tranquilidad tanto para los técnicos como para losdirectivos, en algo tan crítico como el correo de la empresa.

Desde Ncora, estamos acostumbrados a este tipo de migracionesy para todos los que tengáis en mente este gran paso, podéis contactarnos para asesoraros y ayudaros en la migración.

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